LOS COSTES Y SU ESTRUCTURA
Me llama un nuevo Jefe de Proyecto. Está exultante. Ha tenido que negociar un nuevo precio, no contemplado en su contrato. El coste directo de dicho elemento es de 100 unidades y, tras mucho esfuerzo, ha conseguido un precio de venta de 110 unidades. Estamos en noviembre y me sugiere que el bonus de este año “ya podrá ser bueno”.
Me quedo un momento pensativo. No sé si arrojarle el último libro que sobrevive en la estantería a la cabeza (si eres un lector sensible, quiero aclarar que se trata de una amenaza figurada o metafórica, nunca he arrojado nada a nadie) o… pedirle disculpas por no haberle explicado la estructura de costes de su proyecto.
Finalmente, opto por lo último. Adoro mi libro y me disgustaría mucho que se dañara en el impacto.
Querido nuevo empleado, le digo, en tu proyecto tienes tres tipos de costes: los costes directos, los indirectos y los de estructura.
Los costes directos CD son los asociados a la producción de un nuevo elemento.
En la construcción se suele tratar del precio de los suministros, de los materiales y de la mano de obra empleada en la ejecución. También el de las instalaciones empleadas en la fabricación in situ de áridos, materiales granulares, hormigones o mezclas asfálticas. Igualmente es un coste directo el de subcontratistas o empresas especializadas que apoyen la ejecución. En definitiva, costes en los que sólo incurrimos cuando elaboramos un producto que es pagado por el cliente.
En la ingeniería y consultoría, el coste directo básicamente es el de la mano de obra implicada en la elaboración del estudio. Dicha mano de obra no necesariamente tiene que ser especializada, pero normalmente los es. Es el campo de los ingenieros, sean del tipo que sean.
Pero para poder crear y mantener las condiciones idóneas para la producción hace falta el concurso de un equipo directivo que gestione el producto. Se ocupará de habilitar unas oficinas para el proyecto, cuando éste no se desarrolle en las oficinas habituales de la compañía; de seleccionar y contratar proveedores y subcontratistas; de hablar con el cliente y procurar su aceptación del producto; de administrar, en definitiva, el proyecto. Además, habrá gastos de avales y bancarios, que no podemos repercutir a una unidad concreta. Como ya habrá adivinado el avezado lector, todo lo descrito forma parte de los llamados costes indirectos CI. El nombre se debe a la dificultad de repercutirlos en unas unidades productivas u otras, por lo que han de ser prorrateados entre todas ellas.
Los costes indirectos tienen la particularidad de ser similares en todos los tipos de proyectos: equipos de dirección y gestión, oficinas, vehículos, equipos informáticos, software, comunicaciones, viajes, etc.
Generalmente los costes indirectos se aplican como un coeficiente que mayora a los costes directos. Así:
CI = k1 CD
Sin embargo, aún nos falta un tercer nivel de costes: los de estructura CE. Además de la oficina central antes citada, alguien tiene que contratar al equipo de dirección del proyecto, ¿no? Además, toda empresa necesita un departamento de recursos humanos, otro de administración y financiero, otro fiscal, quizá otro legal. Y algunos otros propios de su negocio. Los costes de estructura no dependen del equipo de proyecto, sino de la dirección de la empresa, que los ha de repartir entre toda su actividad.
Hay empresas que optan por trasladar los costes de estructura a la actividad como un coeficiente k2 que aplica al valor de venta -usualmente llamado producción P en los proyectos- de los productos o entregables. Llamaremos a este supuesto CASO 1. De esta manera:
CASO 1 CE = k2 P
Otras, por el contrario, prefieren aplicarlos al coste directo, al igual que hacíamos con los indirectos. Llamaremos a este otro supuesto CASO 2. Tendremos entonces:
CASO 2 CE = k2 CD
Fíjate que el Jefe de Proyecto es el responsable de obtener la k1 más baja posible. Sin embargo, el valor de K2 no depende de él, sino de la dirección de la empresa. ¿Será por ello que los costes de estructura o generales son denominados overhead (por encima de nuestra cabeza, de nuestro control) en inglés?
Finalmente, el coste total CT será la suma de sus tres componentes: directo, indirecto y estructura. En el caso de considerar el de estructura aplicado a la producción:
CASO 1 CT = CD + CI + CE = CD + k1 CD + k2 P = (1+ k1) CD + k2 P
CASO 2 CT = CD + CI + CE = CD + k1 CD + k2 CD = (1+ k1+ k2) CD
Por tanto, el resultado R o beneficio obtenido de la venta de la unidad en estudio será la diferencia entre su valor de venta P y su coste total CT. E
CASO 1 R = P – CT = P – (1+ k1) CD – k2 P = (1- k2) P – (1+ k1) CD (1)
CASO 2 R = P – CT = P – (1+ k1) CD – k2 CD = P – (1+ k1+ k2) CD (2)
Continúa en el episodio II: “La K crítica en la negociación de precios”
